Тема 2. Управление проектами. Определения и концепции

Цель: рассмотреть проект как основу инноваций, критерии успешности проекта

План:

        1.	Проект — основа инноваций
        2.	Критерии успешности проекта
        3.	Проект и организационная структура компании
        4.	Организация проектной команды
        5.	Жизненный цикл проекта. Фазы и продукты

1 Проект — основа инноваций

Классическое управление проектами выделяет два вида организации человеческой деятельности: операционная и проектная. Операционная деятельность применяется, когда внешние условия хорошо известны и стабильны, когда производственные операции хорошо изучены и неоднократно испытаны, а функции исполнителей определены и постоянны. В этом случае основой эффективности служат узкая специализация и повышение компетенции. «Если водитель трамвая начнет искать новые пути, жди беды». Там, где разрабатывается новый продукт, внешние условия и требования к которому постоянно меняются, где применяемые производственные технологии используются впервые, где постоянно требуются поиск новых возможностей, интеллектуальные усилия и творчество, там требуются проекты.

Проект— временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. У операционной и проектной деятельности есть ряд общих характеристик: выполняются людьми, ограничены доступностью ресурсов, планируются, исполняются и управляются. Операционная деятельность и проекты различаются, главным образом, тем, что операционная деятельность — это продолжающийся во времени и повторяющийся процесс, в то время как проекты являются временными и уникальными. Ограничение по срокам означает, что у любого проекта есть четкое начало и четкое завершение. Завершение наступает, когда достигнуты цели проекта; или осознано, что цели проекта не будут или не могут быть достигнуты; или исчезла необходимость в проекте, и он прекращается. Уникальность также важное отличие проектной деятельности от операционной. Если бы результаты проекта не носили уникальный характер, работу по их достижению можно было бы четко регламентировать, установить производственные нормативы и реализовывать в рамках операционной деятельности (конвейер). Задача проекта — достижение конкретной бизнес-цели. Задача операционной деятельности — обеспечение нормального течения бизнеса. Проект — это средство стратегического развития (рисунок 5). Цель — описание того, что мы хотим достичь. Стратегия — констатация того, каким образом мы собираемся эти цели достигать. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели в реальность.

Рисунок 5. Проект — средство стратегического развития

Таким образом, каждая работа, которую выполняет конкретный сотрудник, привязывается к достижению стратегических целей организации. Проекты объединяются в программы. Программа — ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности. Проекты и программы объединяются в портфели. Портфель — набор проектов или программ и других работ, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей. Проекты и управление ими существовали всегда. В качестве самостоятельной области знаний управление проектами начало формироваться в начале ХХ века. В этой дисциплине пока нет единых международных стандартов. Наиболее известные центры компетенции:

PMI, Project Management Institute, PMBOK — американский национальный стандарт ANSI/PMI 99-001-2004. ¦ IPMA, International Project Management Association. В России — СОВНЕТ.

Примерно 50 лет назад человечество начало жить в новой общественно-экономической формации, которая называется информационное или постиндустриальное общество. Мы живем в эпоху перемен, глобализации и интеллектуального капитала.

Эпоха перемен. Все в мире стало непрерывно и стремительно изменяться. Изобилие стало причиной острейшей конкуренции. Инновации — неотъемлемый атрибут нашего времени. «Если у вас медленный доступ в Интернет, вы можете навсегда отстать от развития информационных технологий». Практика должна постоянно перестраиваться применительно к новым и новым условиям. Пример. Hewlett-Packard получает большую долю прибыли на товарах, которые год назад даже не существовали.

ГлобализацияВсеобщая взаимозависимость и взаимосвязанность. Транснациональные компании. Бизнес идет туда, где дешевле рабочая сила. Интернет. Конкуренция без границ. Пример. Google. За ночь любой из нас в принципе может создать многомиллионную компанию у себя в гараже. С помощью Интернета вы можете выйти на рынок, на котором более 100 млн. потребителей.

Все решают талантыПростая мобилизация средств и усилий уже не может обеспечить прогресс. Вспомним Ф. Брукса, «Если проект не укладывается в сроки, то добавление рабочей силы задержит его еще больше». Идею богатства теперь связывают не с деньгами, а с людьми, не с финансовым капиталом, а с «человеческим». Рынок труда превращается в рынок независимых специалистов и его участникам все больше известно о возможных вариантах выбора. Работники интеллектуального труда начинают самостоятельно определять себе цену. Человечеству известны два вида деятельности. Репродуктивная деятельность (труд) является слепком, копией с деятельности другого человека либо копией своей собственной деятельности, освоенной в предшествующем опыте. Такая деятельность, как, например, труд токаря в любом механическом цеху, или рутинная повседневная деятельность менеджера-управленца на уровне раз и навсегда усвоенных технологий. Продуктивная деятельность (творчество) — деятельность, направленная на получение объективно нового или субъективно нового (для данного работника) результата.

Репродуктивная деятельность уходит в прошлое. В постиндустриальном обществе интеллект — основная производственная сила. Сегодня от 70 до 80% всего, что сегодня делается людьми, производится при помощи их интеллекта. В любом товаре, сделанном в США, доля зарплаты составляет 70 процентов. Но это в среднем по всем товарам. Что касается разработки ПО, то почти все, что в этой отрасли производится, создается при помощи интеллекта. Все меньший объем человеческой деятельности может быть организован в виде повторяющихся операций. Традиционный пример операционной деятельности — это работа бухгалтерии. Но жизнь так стремительно изменяется, что сегодня, по утверждению сведущих людей, подготовка и сдача годового финансового отчета каждый раз реализуется как самостоятельный проект. Проект это основа инноваций. Сделать то, до чего другие компании еще не додумались, сделать это как можно быстрее, иначе это сделают другие. Предложить потребителю более качественный продукт или такой продукт, потребность в котором потребитель даже не может пока осознать.

2 Критерии успешности проекта

Задача проекта — достижение конкретной бизнес-цели, при соблюдении ограничений «железного треугольника» (рисунок 6). Это означает, что ни один из углов треугольника не может быть изменен без оказания влияния на другие. Например, чтобы уменьшить время, потребуется увеличить стоимость и/или сократить содержание.

Содержание

СтоимостьВремя
Рисунок 6. «Железный треугольник» ограничений проекта

Согласно текущей редакции стандарта PMBOK, проект считается успешным, если удовлетворены все требования заказчика и участников проекта. Поэтому у проекта разработки ПО сегодня не три, а четыре фактора успеха:

        1.	Выполнен в соответствие со спецификациями.
        2.	Выполнен в срок.
        3.	Выполнен в пределах бюджета.
        4.	Каждый участник команды уходил с работы в 18:00 с чувством успеха.

Этот четвертый фактор успеха должен стать воспроизводимым, если предприятие хочет быть эффективным. Для успешного проекта характерно постоянное ощущение его участниками чувства удовлетворения и гордости за результаты своей работы, чувства оптимизма. Нет ничего более гибельного для проекта, чем равнодушие или уныние его участников. Эффективность это отношение полученного результата к произведенным затратам. Нельзя рассматривать эффективность, исходя только из результативности: чем больше ты производишь, чем больше делаешь, тем выше твоя эффективность. С таким подходом можно «зарезать на ужин курицу, несущую золотые яйца». Затраты не следует путать с инвестициями. Оплата аренды, электроэнергии, коммунальные платежи — затраты. Создание и закрепление эффективной команды — это стратегическое приобретение компании. Обучение участников проекта — инвестиции. Вложение в людей — это увеличение числителя в формуле эффективности. Уход из компании всех профессионалов после проекта, выполненного по принципу «любой ценой», — затраты, причем очень тяжело восполняемые. Нарастающая конкуренция указывает на совершенно четкий тренд в мировой экономике — персонал — это форма инвестиций, активов, которые нужно уметь наращивать, управлять и сохранять. Сегодня люди — это капитал.

Современное предприятие обязано относиться к своим работникам так же, как к своим лучшим клиентам. Главный капитал современной компании — это знания. Большая часть этих знаний неотъемлема от их носителя — человека. Те предприятия, которые этого не поняли, не выживут потому, что не смогут быть эффективными. Сегодня эффективное предприятие — это сервис. Предприятие, с одной стороны, предоставляет услуги и продукты своим клиентам, а с другой, — рабочие места для профессионального персонала. Принципы «Одно предприятие на всю жизнь», «Работай продуктивно, а предприятие о тебе позаботится» — уходят в прошлое. Посмотрите на рынок рабочей силы в ИТ — правила устанавливают профессионалы.

3 Проект и организационная структура компании

Организационная структура компании отражает ее внутреннее устройство, потоки управляющих воздействий, распределение труда и специфические особенности производства. Функциональная и проектная организации — противоположные полюса, а матричная организация — промежуточные состояния. Нет одной лучшей организационной структуры. Нет смысла противопоставлять функциональные структуры и проектные организации. Синоним функциональной структуры — иерархическая структура (рисунок 7).

Рисунок 7. Функциональная структура

    Функциональная структура имеет следующие особенности:
    •	Сохраняется принцип единоначалия
    •	Понятные и стабильные условия работы
    •	Хорошо приспособлены для операционной деятельности.
    •	Специализация подразделений позволяет накапливать экспертизу.
    •	Затруднено принятие решений и коммуникации между исполнителями. Осуществляются
        только через руководство.
    •	Управление сконцентрировано и держится на компетенции высшего руководства
    •	Как правило, неэффективен контроль за ходом проекта (нет целостной картины)

Функциональная структура предполагает многоуровневую иерархию. Руководители функциональных подразделений это начальники управлений, начальники подчиненных им служб, отделов, лабораторий, секторов, групп. А еще у каждого начальника есть заместитель и, порой, не один. Примеры: министерства, ведомства, научные институты и предприятия советского периода. На другом краю спектра организационных структур находится проектная структура (рисунок 8).

Рисунок 8. Проектная структура

    В чисто проектных организациях:
    •	Проект организуется как самостоятельное производственное подразделение.
    •	Персонал на проект набирается по временным контрактам.
    •	После завершения проекта персонал увольняется.
    •	Медленный старт.
    •	Опыт не аккумулируется.
    •	Команды не сохраняются.

Проектные организации не самые эффективные, но порой единственно возможные для выполнения проектов, которые физически удалённы от исполняющей организации, например, строительство нового нефтепровода. В разработке ПО наиболее распространена матричная организация. Различают три вида матричной организационной структуры: слабая, сбалансированная и сильная (рисунок 9 – рисунок 11). Причем, в компаниях, которые занимаются продуктовой разработкой ПО, функциональные подразделения определяются в соответствие с линейкой продуктов. Например, отдел разработки CRM-систем, отдел разработки финансовых систем, отдел разработки дополнительных продуктов. В компаниях, которые ориентированы в основном на заказную разработку ПО, функциональные подразделения чаще объединяются в соответствие с используемыми информационными технологиями. Например, отдел разработки баз данных, отдел разработки J2EE-приложений, отдел веб-разработок, отделы тестирования, документирования и т.д.

Рисунок 9. Слабая матрица

В слабой матрице роль и полномочия сотрудника, который координирует проект, сильно ограничены. Реальное руководство проектом осуществляет один из функциональных руководителей. Координатор проекта, его еще часто называют «трекер», помогает этому руководителю собирать информацию о статусе выполняемых проектных работ, учитывает затраты, составляет отчеты.

Рисунок 10. Сбалансированная матрица

Сбалансированная матрица характеризуется тем, что появляется менеджер проекта, который реально управляет выделенными на проект ресурсами. Он планирует работы, распределяет задачи среди исполнителей, контролирует сроки и результаты, несет полную ответственность за достижение целей проекта, при соблюдении ограничений. В сбалансированных матрицах наиболее ярко проявляется проблема двойного подчинения. Руководитель функционального подразделения и менеджер проекта имеют примерно равное влияние на материальный и профессиональный рост разработчиков.

Рисунок 11 . Сильная матрица

В сильной матрице признается, что проектное управление является самостоятельной областью компетенции, в которой необходимо накапливать экспертизу и использовать общие ресурсы. Поэтому в сильной матрице менеджеры проектов объединяются в самостоятельное функциональное подразделение — офис управления проектами (ОУП). ОУП разрабатывает корпоративные политики и стандарты в области проектного управления, планирует и осуществляет профессиональное развитие менеджеров. Одной из особенностей матричных структур является то, что они становятся «плоскими», исчезает многоступенчатая иерархия. Предприятие, как правило, делится на функциональные отделы, в которых работают специалисты разных категорий, напрямую подчиняющиеся начальнику отдела. Начальники лабораторий, секторов, групп упраздняются за ненадобностью. В матричных структурах роль начальника функционального подразделения в производственном процессе заметно снижается, по сравнению с функциональными структурами. В его компетенции остаются вопросы стратегического развития функционального направления, планирование и развитие карьеры сотрудников, вопросы материально-технического обеспечения работ. Следует учитывать, что такое перераспределение полномочий и ответственности от функциональных руководителей к менеджерам проектов часто служит источником конфликтов в компаниях при их переходе от функциональной структуры к матричной.

4 Организация проектной команды

Каждый проект разработки ПО имеет свою организационную структуру, которая определяет распределение ответственности и полномочий среди участников проекта, а также обязанностей и отношений отчетности. Чем меньше проект, тем больше ролей приходится совмещать одному исполнителю. Роли и ответственности участников типового проекта разработки ПО можно условно разделить на пять групп:

    1.	Анализ. Извлечение, документирование и сопровождение требований к продукту.
    2.	Управление. Определение и управление производственными процессами.
    3.	Производство. Проектирование и разработка ПО.
    4.	Тестирование. Тестирование ПО.
    5.	Обеспечение. Производство дополнительных продуктов и услуг.
    Группа анализа включает в себя следующие роли:
    •	Бизнес-аналитик. Построение модели предметной области (онтологии).
    •	Бизнес-архитектор. Разрабатывает бизнес-концепцию системы. Определяет общее
        видение продукта, его интерфейсы, поведение и ограничения.
    •	Системный аналитик. Отвечает за перевод требований к продукту в функциональные
        требования к ПО.
    •	Специалист по требованиям. Документирование и сопровождение требований к продукту.
    •	Менеджер продукта (функциональный заказчик). Представляет в проекте интересы
        пользователей продукта.
    Группа управления состоит из следующих ролей:
    •	Руководитель проекта. Отвечает за достижение целей проекта при заданных ограничениях
        (по срокам, бюджету и содержанию), осуществляет операционное управление проектом и
        выделенными ресурсами.
    •	Куратор проекта. Оценка планов и исполнения проекта. Выделение ресурсов.
    •	Системный архитектор. Разработка технической концепции системы. Принятие ключевых
        проектных решений относительно внутреннего устройства программной системы и её технических
        интерфейсов.
    •	Руководитель группы тестирования. Определение целей и стратегии тестирования, управление
        тестированием.
    •	Ответственный за управление изменениями, конфигурациями, за сборку и поставку
        программного продукта.
        В производственную группу входят:
    •	Проектировщик. Проектирование компонентов и подсистем в соответствие с общей архитектурой,
        разработка архитектурно значимых модулей.
    •	Проектировщик базы данных.
    •	Проектировщик интерфейса пользователя.
    •	Разработчик. Проектирование, реализация и отладка отдельных модулей системы.
        В большом проекте может быть несколько производственных групп, ответственных за отдельные
        подсистемы.
        Как правило, проектировщик выполняет роль лидера группы и управляет своим подпроектом
        или пакетом
        работ. Стоит не забывать, что руководитель проекта делегирует полномочия, но не
        ответственность.
    Группа тестирования в проекте состоит из следующих ролей:
    •	Проектировщик тестов. Разработка тестовых сценариев.
    •	Разработчик автоматизированных тестов.
    •	Тестировщик. Тестирование продукта. Анализ и документирование результатов.
        Участники группы обеспечения, как правило, не входят в команду проекта. Они выполняют работы в
        рамках
        своей процессной деятельности. К группе обеспечения можно отнести следующие проектные роли:
    •	Технический писатель.
    •	Переводчик.
    •	Дизайнер графического интерфейса.
    •	Разработчик учебных курсов, тренер.
    •	Участник рецензирования.
    •	Продажи и маркетинг.
    •	Системный администратор.
    •	Технолог.
    •	Специалист по инструментальным средствам.
    •	Другие.
        В зависимости от масштаба проекта одну роль могут исполнять несколько человек. Например,
        разработчики, тестировщики, технические писатели. Некоторые роли всегда должен исполнять
        только
        один человек. Например,
        Руководитель проекта, Системный архитектор. Один человек может исполнять несколько ролей.
        Возможны следующие совмещения ролей:
    •	Руководитель проекта + системный аналитик (+ системный архитектор)
    •	Системный архитектор + разработчик
    •	Системный аналитик + проектировщик тестов (+ технический писатель)
    •	Системный аналитик + проектировщик интерфейса пользователя
    •	Ответственный за управление конфигурациями + ответственный за сборку и поставку
        (+ разработчик)
        Крайне нежелательно совмещать следующие роли:
    •	Разработчик + руководитель проекта
    •	Разработчик + системный аналитик.
    •	Разработчик + проектировщик интерфейсов пользователя.
    •	Разработчик + тестировщик

Не раз приходилось наблюдать, как в критические периоды проекта его менеджер-разработчик с увлечением правит очередные баги, а проектная команда в полном составе стоит у него за спиной и наблюдает за этим процессом. Это плохой пример руководства проектом. Программисты любят и умеют программировать. Пусть они этим и занимаются. Не стоит загружать программистов несвойственной для них работой. В каждом проекте разработки программного продукта много других работ: бизнес-анализ, проектирование эргономики, графический дизайн, разработка пользовательской документации. Эти работы с программированием не имеют ничего общего. Для них требуются совершенно другая квалификация и другой склад мышления. При кустарном производстве программ эти задачи, как правило, поручаются программистам, которые это делать не умеют и не любят. Получается обычно плохо, да еще и дорого. В силу своей интроверсии, граничащей с аутизмом, программист просто не в состоянии увидеть свою программу чужими глазами — глазами пользователей. Никто уже не хочет работать с программами с технологической парадигмой навороченного пользовательского интерфейса — кустарным творением программистов — когда для того чтобы работать с системой, надо обязательно знать, как она устроена. Это типичное творение программиста, которому гораздо важнее видеть, как работает его программа, чем разбираться в том, что она делает для пользователя. Поэтому, необходимо привлекать в проектную команду бизнес-аналитиков, эргономистов, художников-дизайнеров, документалистов. Разделение труда и специализация — залог перехода от кустарного производства к более эффективному промышленному производству.

Из профессиональных программистов получаются отличные тестировщики. Лучшая команда тестирования, которую я встречал, была в Luxoft. Это были маститые программисты из одного академического НИИ с опытом 20-30 лет. Они не осваивали новые программистские технологии, но исключительно эффективно ломали то, что было сделано на их основе. Однако, совмещать одновременно роли программиста и тестировщика — плохая практика. Хороший программист убежден, что он пишет программы правильно и ему психологически тяжело допустить, что где-то в его коде может быть ошибка. А ошибки есть всегда! Организационная структура проекта обязательно должна включать в себя эффективную систему отчетности, оценки хода выполнения проекта и систему принятия решений. Можно рекомендовать еженедельные собрания по статусу проекта, на которых анализируются риски, оцениваются результаты, достигнутые на предыдущей неделе, и уточняются задачи на новый период. В модели Scrum рекомендуются ежедневные совещания по состоянию работ — «Stand Up Meeting», но мне кажется, что это применимо, скорее, для небольших рабочих групп от 3 до 5 разработчиков. Хотя в критические периоды проекта, приходилось проводить и ежедневные совещания. Важно помнить, что организационная структура проекта — «живой» организм. Она начинает складываться на стадии планирования и может меняться в ходе проекта. Нестабильность организационной структуры (частые замены исполнителей) — серьезная проблема в управлении сложными программными проектами, поскольку существует время вхождения в контекст проекта, которое может измеряться месяцами.

5 Жизненный цикл проекта. Фазы и продукты

Ранее уже отмечалось, что каждый программный продукт имеет свой жизненный цикл, в который проект разработки очередного релиза входит как одна из фаз. Аналогично, каждый проект разработки ПО имеет свой собственный жизненный цикл, который состоит из четырех фаз (рисунок 12).

Рисунок 12. Жизненный цикл и основные продукты программного проекта

На фазе инициации проекта необходимо понять, что и зачем мы будем делать — разработать концепцию проекта. Фаза планирования определяет, как мы будем это делать. На фазе реализации происходит материализация наших идей в виде документированного и протестированного программного продукта. И, наконец, на фазе завершения мы должны подтвердить, что мы разработали именно тот продукт, который задумали в концепции проекта, а также провести приемо-сдаточные испытания (ПСИ) продукта на предмет соответствия его свойств, определенным ранее требованиям. Как правило, редкий проект выполняется в соответствие с первоначальными планами, поэтому важным элементом фазы завершения является «обратная связь»: анализ причин расхождения и усвоение уроков на будущее. Помним, что управляющая система без обратной связи не может быть устойчивой. Более подробно о каждой фазе проекта и их продуктах будет рассказано в последующих лекциях. Завершая обзор управления проектами «с высоты птичьего полета», необходимо упомянуть еще об одной особенности проекта по сравнению с операционной деятельностью. Если в операционной деятельности ресурсы расходуются более-менее равномерно по времени, то в проектном управлении расходование ресурсов в единицу времени имеет явно выраженное колоколообразное распределение (рисунок 13)

Рисунок 13. Распределение ресурсов по фазам проекта

Проект часто начинается с идеи, которая появляется у одного человека. Постепенно, по мере формулирования, анализа и оценки этой идеи, привлекаются дополнительные специалисты. Еще больше участников требуется на фазе планирования проекта. Пик потребления ресурсов приходится на фазу реализации. В современных моделях разработки ПО реализация осуществляется на основе сочетания итеративного и инкрементального подходов. Итеративность предполагает, что требования к системе и ее архитектура прорабатываются не один раз, а постепенно уточняются от итерации к итерации. Это означает, что на каждой итерации происходит полный цикл процессов разработки: уточнение требований, проектирование, кодирование, тестирование и документирование. Инкрементальность состоит в том, что результатом каждой итерации является версия ПО, которая реализует часть функциональности будущего программного продукта и может быть введена в тестовую или опытную эксплуатацию, а также оценена заказчиком и будущими пользователями. Это означает, что после каждой итерации происходит прирост требуемого функционала, а нереализованных функций будущего продукта остается все меньше. Сочетание итеративности и инкрементальности обеспечивает эффективность разработки и существенное снижение рисков по ходу проекта. Об этом мы еще будем говорить. На последней фазе происходит постепенное высвобождение участников проектной команды. Следует помнить, что проект должен иметь четкое окончание во времени, после которого все работы по проекту закрываются, и на проект перестают тратиться ресурсы. Не должно оставаться «зависших» работ.

Выводы

Проект — этот средство стратегического развития. Цель — описание того, что мы хотим достичь. Стратегия — констатация того, каким образом мы собираемся эти цели достигать. Проекты преобразуют стратегии в действия, а цели в реальность. Участников типового проекта разработки ПО можно условно разделить на пять групп ролей:

    1.	Анализ. Извлечение, документирование и сопровождение требований к продукту.
    2.	Управление. Определение и управление производственными процессами.
    3.	Производство. Проектирование и разработка ПО.
    4.	Тестирование. Тестирование ПО.
    5.	Обеспечение. Производство дополнительных продуктов и услуг.
            У программного проекта имеется четыре фактора, которые определяют его успешность:
    1.	Выполнен в соответствие со спецификациями.
    2.	Выполнен в срок.
    3.	Выполнен в пределах бюджета.
    4.	Каждый участник команды уходил с работы в 18:00 с чувством успеха.