Тема 10. Организационные аспекты процесса управления проектом и их технологическая поддержка

Цель: рассмотреть поиск резервов совершенствования проекта с помощью его информационной модели. Технологическая поддержка совещаний и консультаций по вопросам выделения ресурсов. Технологическая и организационная поддержка коллективного управления проектом и рабочих групп менеджеров в условиях вычислительной сети. Система индивидуальной ответственности в рабочих группах менеджеров. Анализ и оценка результатов управления проектом.

Окружение проекта
Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п. Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее. Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта. Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта. Основные составляющие внешнего и внутреннего окружения проекта показаны на рисунке 1.

Рисунок 1. Внешнее и внутреннее окружение проекта

Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта. Внешнее окружение проекта, возникающее в рамках данного предприятия, называется ближним окружением проекта. Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.

        Дальнее окружение проекта

    -Политические характеристики и факторы:
    - Политическая стабильность.
    - Поддержка проекта правительством.
    - Националистические проявления.
    - Уровень преступности.
    - Торговый баланс со странами- участниками.
    - Участие в военных союзах.

    - Экономические факторы:
    - Структура национального хозяйства.
    - Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.
    - Тарифы и налоги.
    - Страховые гарантии.
    - Уровень инфляции и стабильность валюты.
    - Развитость банковской системы.
    - Источники инвестиций и капитальных вложений.
    - Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.
    - Развитость рыночной инфраструктуры.
    - Уровень цен.
    - Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и
      продуктов, рабочей силы и др.

    - Общество - его характеристики и факторы:
    - Условия и уровень жизни.
    - Уровень образования.
    - Свобода перемещения, "въезд-выезд".
    - Трудовое законодательство, запрещение забастовок.
    - Здравоохранение и медицина, условия отдыха.
    - Общественные организации, пресса, телевидение.
    - Отношение местного населения к проекту.
    -Законы и право:
    - Наука и техника:
    - Культура:
    - Уровень грамотности.
    - История, культурные традиции, религия.
    - Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.
    - Уровень требований к качеству результатов и условий труда.
    Природные и экологические факторы:
    - Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность,
      ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.
    - Природные ресурсы.
    - Расположение и связь с транспортными сетями.
    - Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и
      почвенному покрову.
    - Санитарные требования к окружающей среде.
    - Законодательство по защите окружающей среды.
    - Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха,
      воды, почвы.

Характеристики и факторы инфраструктуры:

Ближнее окружение проекта
-•Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.
-•Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.
-•Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.
-•Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.
-•Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.
- Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.
-•Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.

Внутреннее окружение проекта
- Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.
- Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.
- Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.
- Основной интерес участников проекта связан с получением прибыли от реализации проекта.
- Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.
- Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.
- Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.
- Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни; уровень заработной платы; коммунальные услуги; условия труда и техники безопасности; страхование; социальное обеспечение.

Команда проекта
Для управления любым проектом на период его существования создается специфическая временная организационная структура, возглавляемая руководителем проекта. По содержанию команда проекта представляет собой группу специалистов высокой квалификации, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для эффективного достижения целей проекта. Команда проекта оказывает влияние на создание определенной организационной среды проекта, формируя ценности, принципы и нормы поведения персонала. Реализация проекта – длительное предприятие, обладающее повышенной долей риска и подверженное постоянным изменениям. Поэтому особой характеристикой команды проекта является предпринимательский характер ее деятельности, направленный на решение слабоструктурированных задач и быстрое реагирование на требования внешней среды. Аналогично жизненному циклу проекта команда проекта имеет свой жизненный цикл, в котором можно выделить пять основных стадий (рисунок 2):
- формирование, - срабатываемость,
- функционирование,
- реорганизация,
- расформирование.

Формирование – на этой стадии происходит знакомство членов команды друг с другом и с проектом в целом, формируются общие цели и ценности, определяются нормы и правила взаимодействия, ставятся задачи команды и определяются пути и принципы их достижения. Срабатываемость – внутри команды идет процесс выявления лидеров, формирования неформальных групп, определяются роли отдельных работников и их место в команде, устанавливается психологический климат в коллективе, его внутренняя культура, определяющая стиль работы и управления, образ взаимодействия членов команды. Рабочая – наиболее продолжительная стадия. На основе сформированного командного чувства идет нормальный процесс работы. Детали взаимодействия уточняются по ходу выполнения задач, общения в различных рабочих ситуациях. Реорганизация – стадия возникает при изменении в количественном или качественном составах команды, либо состоянии проекта. Расформирование – при завершении отдельных стадий и всего проекта расформировываются отдельные подразделения и вся команда проекта.

Рисунок 2. Примерная команда проекта

Структура проекта
Как было отмечено ранее, проекты ориентированы на достижение конкретных целей в рамках жестко ограниченных ресурсов и ограничения по времени. Для достижения поставленных перед проектом цели она разбивается на несколько составляющих элементов (целей следующего уровня). Ресурсы, выделенные для реализации проекта в целом, так же распределяются между целями 2-го уровня. Для каждой из этих целей назначаются сроки получения конечных результатов (которые определяют временные ограничения для составляющих проект задач) и назначаются члены команды проекта, ответственные за данное направление. После того, как проект в целом детализирован до целей второго уровня и определены ресурсы, временные и другие ограничения для достижения этих целей, описанный цикл декомпозиции повторяется по отношению к целям второго уровня и т.д. до тех пор, пока не будет получен план действий, детализированных до целей и задач наименьшего уровня. Полученная таким образом иерархическая структура задач представляет собой «дерево целей» данного проекта (рисунок 3).

Рисунок 3. Дерево целей проекта

В процессе формирования команды проекта формируется структурная схема организации проекта, определяющая состав команды, задачи и полномочия каждого из ее членов. На основе структурной модели проекта и структурной схемы организации проекта строится «матрица распределения ответственности». На основании структуры проекта и данных о стоимости отдельных элементов проекта строится «дерево стоимости» проекта. Структурная схема материально-технического обеспечения проекта называется деревом ресурсов проекта. Совокупность вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта описывается деревом рисков проекта (рисунок 4).

Рисунок 4. Структура проекта

Разработка структуры разбиение работ
Разработка структуры разбиения работ представляет собой декомпозицию проекта на его составляющие. Это осуществляется путей последовательного рассмотрения целей и задач проекта, критериев и ограничений, содержания проекта, технических и потребительских требований и других атрибутов проекта и его продукции. По мере того как появляются дополнительные данные по требованиям к проекту, может быть разработана более детальная структура разбиения работ.
Для создания структуры разбиения работ необходимо придерживаться следующих принципов:

- мысленно охватывать проект в целом (рассматривать проект как целостную систему, разбивающуюся на нижних уровнях на более мелкие составляющие);
- постоянно иметь в виду создаваемые результаты (что требуется сделать?);
- всегда думать о конечном результате (какой вклад осуществляет тот или иной компонент дерева работ в конечные результаты?);
- размышлять в терминах производства или создания результатов (какие выбрать методы? какие возможны специализированные процессы? какие установить требования к качеству? какие предполагаются проверки и инспекции?).

При разработке дерева работ необходима формализация представления о конечном продукте проекта:

- что он представляет из себя?
- из каких составных частей состоит?
- каким образом составные части работают в единой системе?
- на удовлетворение каких потребностей направлено использование продукции?

Общий процесс создания структуры разбиения работ проекта состоит из следующих шагов:

- Шаг 1. Идентификация конечной продукции проекта ( что должно быть создано и сдано заказчику для достижения цели проекта?) . Тщательное изучение документов содержащих общее описание проекта (например, техническое задание, технический проект, состав работ и пр.).
- Шаг 2. Определение основных производственных результатов проекта, которые могут быть промежуточными результатами, например проектная документация.
- Шаг 3. Декомпозиция основных результатов до уровня, необходимого и достаточного для эффективного контроля за проектом. Такие результаты должны иметь самостоятельные показатели качества и стоимости.
- Шаг 4. Совершенствование дерева работ до тех пор пока оно не будет удовлетворять потребностям всех участников проекта и заинтересованных лиц.

Контрольные вопросы:

1. Как осуществляется поиск резервов совершенствования проекта с помощью его информационной модели?
2. Как осуществляется технологическая поддержка совещаний и консультаций по вопросам выделения ресурсов?
3. Какова технологическая и организационная поддержка коллективного управления проектом и рабочих групп менеджеров в условиях вычислительной сети?
4. Система индивидуальной ответственности в рабочих группах менеджеров.
5. Анализ и оценка результатов управления проектом.