Лабораторная работа 3

Зертханалық жұмыс 3. Шағын кәсіпкерлік мысалында бизнес-процестерді модельдеу.

Мақсаты: «бизнес-процесс», бизнес-процесті модельдеу, бизнес-процестерді модельдеу мысалдары.

Түйінді сөздер: бизнес-процесс, жобаларды басқару, бизнес-процестерді модельдеу, BMPN нотациясы.

ТМД аумағында қазіргі заманғы тәжірибеде «бизнес-процестердің моделі» түсінігі бүгінгі күні күнделікті бизнеске кіреді, ал басқа дамыған елдерде ол дәстүрлі басқарудың негізгі компоненті ретінде белсенді түрде қолданылады. Атап айтқанда, ТМД-да осындай менеджмент тек екі жағдайда ғана кездеседі: ірі компаниялар мен өндіріспен айналысатын компаниялар. Бірінші және екінші жағдайларда - қателіктер санын азайту және үдерістер өте сирек өзгеретін жағдайларда басқарудың тиімділігін арттыру. Шағын және орта кәсіпорындар үшін олар үшін әртүрлі тапсырмаларды және шешімдерді нақтылау қажет, кейіннен кез-келген адам бизнес-процестерді «дұрыс» жасау үшін «жан-жақты сауалдама» үшін төлеуге дайын.

«Бизнес-процесс» ұғымы ресурстарды жұмсайтын, құндылықтар жасайтын және нәтиже беретін логикалық, дәйекті, бір-бірімен байланысты әрекеттер жиынтығын білдіреді. ISO 9000: 2000 халықаралық стандартында «процесс» термині қабылданады, алайда қазіргі уақытта бұл терминдерді синонимдік деп санауға болады.

Бизнес-процестерді модельдеу - компания жұмысының қалай жұмыс жасайтынын және әрбір жұмыс орнында қалай ұйымдастырылатындығын анықтауға мүмкіндік беретін компания қызметін оңтайландыру жолдарын табудың тиімді құралы. Бизнес-процестерді модельдеу кезінде процесті басқару объектісі - оны тану, салыстыру, талдау және басқаруға мүмкіндік беретін процестің әрбір қасиетін немесе қабілетін сипаттайтын бірқатар атрибуттарға бөлінген бизнес-процесс.

Бизнес-процестерді модельдеудің түпкі мақсаты өнімділікті арттыру болып табылады. Осы мақсатта талдау процестің нәтижелерінің құндылығын арттыруға және іс-әрекеттерді орындау үшін шығындар мен уақытты қысқартуға бағытталған.

Іс жүзінде бизнес-процесті моделдеу бірнеше мақсаттарға ие:

- Біріншіден, бұл процестерді сипаттаудың мақсаты. Модельдеу арқылы процестің басынан аяғына дейін болғанын байқауға болады. Модельдеу процестерге сыртқы көзқараспен қарауға және олардың тиімділігін жоғарылататын жақсартуларды анықтауға мүмкіндік береді;

- екіншіден, рационды процестер. Бизнес-процестерді модельдеу процесті орындау ережелерін белгілейді, яғни. олар қалай жүзеге асырылуы керек. Егер үлгілерде орнатылған ережелерді, нұсқауларды немесе талаптарды орындасаңыз, процестердің қалаған нәтижесіне қол жеткізуге болады;

- Үшіншіден, процестердегі қарым-қатынастарды орнату. Бизнес-процестерді моделдеу процестер мен олардың орындалуы қажет талаптар арасында айқын байланыс орнатады.

Кәсіпорындардың өндірістік қызметі стандартталған және стандартталуы мүмкін, бұл басшылыққа кәсіпорынның ұйымдық құрылымын жоспарлауға, жұмыс орындарында функционалдық міндеттерді дұрыс бөлуге және т.б. мүмкіндік береді, бұл нәтижесінде өндірістік процестерді оңтайландыруға мүмкіндік береді.

Сондықтан, экономиканың әртүрлі секторларындағы ұйымдарда сатып алу қызметінің бірегейлігіне қарамастан, процестің өзі жалпыланған және бірыңғай болуы мүмкін. Мәселен, сур. 1-де қажетті тауарларды немесе қызметтерді (TiV) сатып алудың технологиялық үлгісі көрсетілген. Ол келесі кезеңдерден тұрады:

• материалдың қажеттілігін анықтау;

• негізгі мүдделі тараптардың үйлестіруі;

• өнім берушілердің ықтимал нұсқалары мен ұсыныстарын өңдеу және іздеу;

• келісімшарт талаптарына сәйкестігін бақылау;

• шоттарды сатып алу және бақылау;

• көлік компаниясын жеткізу;

• тауарларды немесе қызметтерді алу (Ti).

Модель BMPN (Business Process Modeling Notation) белгілерінде ұсынылған және MS Visio графикалық үлгілерін ұсынуға мүмкіндік беретін жалпы бағдарламалық жасақтама өнімі арқылы құрастырылған.

Сурет 1. Талап етілетін Т & М сатып алудың бизнес-процесінің моделі.

Бұл модельде басты адам «Сатып алу маманы» екенін көре аласыз. Оның басты міндеті - өндірісті жасау үшін қажетті маңызды толықтығы мен қасиеттері бар маңызды материалдық ресурстармен өндірісті уақтылы және тиісті түрде қамтамасыз ету. Бұл мәселені шешу, Сатып алулар бойынша маман зерттеулер мен назарға барлық қазір жұмыспен материалдық ресурстарды, деңгейіне және олардың қызмет көрсетулерге бағаны және делдалдық ұйымдарға өзгерістер сұраныс пен ұсыныс алады. Қажетті материалды іріктеп алғаннан кейін объектінің жобалық менеджерімен келісу және оны бекіту. Бұдан кейін шот-фактураны қаржы бөлімінің маманы төлейді Сондай-ақ, логист-менеджер өнімнің экономикалық тиімділігін арттырады, инвентаризацияны жетілдіреді, тасымалдауды қысқартады, сатып алу мен сақтауға жұмсалатын шығындарды үнемдейді.

Осылайша, бұл бизнес-процесс үлгісі барлық технологиялық объектілердің қарым-қатынасы туралы мақсатты және тиісті ақпаратқа назар аударуға мүмкіндік береді. Әлемдік тәжірибеде қабылданған процестерді графикалық модельдеу процестердің негізгі қатысушылары арасындағы өзара қарым-қатынастардың айқын сипаттамасын береді және басқа сипаттама әдістерінен, мысалы, ауызша сөздерден артықшылықтарға ие. Сол модельді әртүрлі мақсаттарда пайдалануға болады. Бұл модельді нақтылау оны мақсатты белгілеудің стратегиялық деңгейінен нұсқаулықты тактикалық орындаудан бастап басқарудың әртүрлі кезеңдерінде пайдалануға мүмкіндік береді.

Бизнес-процестерді модельдеу саналы мұқтаждыққа айналған бірнеше кәсіпорындарды қарастырайық.

АТ компаниясы типтік орта кәсіпорын болып табылады. Негізгі қызмет түрлері:

• Кәсіпорындарды автоматтандыру құралдарын сату - бухгалтерлік және кеңсе бағдарламаларын сатудың толық автоматтандырылған басқару жүйелеріне дейін

• Бизнесті автоматтандыруды енгізу

• Жүйелік интеграция

• Клиенттерді оқыту және сертификаттау бойынша қызметтер

• Өз бағдарламалық жасақтамасын өндіру және сату

Үлгілік мысал - сапа сапасына ауысқан кезде. Компанияның өсіп келе жатқан беделіне қарай клиенттердің санын көбейту ұсынылып отырған өнімдер мен қызметтердің ауқымы кеңейді. Қызметкерлердің мамандануы артты және олардың саны артты. Әртүрлі тапсырмаларды шешуге бағытталған бөлімшелер пайда болды, көмекші бөлімшелер пайда болды, әр қызметкер әр жобаға қатыса бастады. Әрине, басшылық қызметтің барлық мәселелерін бақылай алмады, қызметкерлер мен бөлімшелердің бір-бірімен тиімді өзара іс-қимылын ұйымдастыру қажет болды.

Басқа мысал. Үлкен холдинг. Бұрын, кеңестік билік кезінде мұндай кәсіпорындар қаланы қалыптастыру деп аталды, өйткені минералды ресурстарды өндіру мен қайта өңдеуден басқа, компания әлеуметтік мәселелермен айналысады, балабақшалар, ауруханалар, туристік орталықтар, баланстағы асханалар ... және техникалық қызмет көрсету, энергетика, көлік және басқа да қолдау қызметтері . Қайта құрылымдау бүкіл қаланың айналасында орналасқан зауыт иелерінің өзгеруіне ғана емес, сондай-ақ кәсіпорын құрылымындағы іргелі өзгерістердің қажеттілігіне де себеп болды. Мысалы, дүкендерді жөндеу бойынша қызметтер бір ірі жеке өндіріске біріктірілді және ондаған бірдей асханалар ерекше жағдайға бейімделіп, пайда табуды бастады. Мұндай холдингті бұрынғыға қарағанда басқаша басқаруға болады. Бұл жағдайда менеджмент жүйесін құрастыру - бұл адалдық емес, өмірлік қажеттілік.

Басқа мысал. Табиғи монополист. Кәсіпорынның міндеттері мемлекеттік деңгейде белгіленеді. Атап айтқанда, сапа менеджменті жүйесін енгізу болды. Мәселенің талдау барысында ол өз кезегінде жаңа басқару жүйесін жобалау қажеттілігін бизнес-процестерді негізінде салынған моделін, уахи етілді функционалдық бизнес моделін жылжыту керек.

Мәселелерді шешудің түрлі мысалдары, әртүрлі мақсаттары мен тәсілдері. Бірақ барлық кәсіпорындар біріктіреді - бизнестің процестеріне негізделген кәсіпорындарды басқару жүйесін жобалау және енгізу қажеттілігі.

Дәстүрлі тәсілдеменің белгілі бір күйін сипаттау көзделеді, бұл жүйенің түзетулері мен түзетулерін іздейді, содан кейін түзетілген «не болды» деп білуге ​​болады. Қарапайым басталған істер үшін қарапайым және тиімді қабылдау. Дегенмен, «қажеттілікке» бағдарлаудың жетіспеушілігі бұл тәсілдің елеулі кемшілігі болып табылады, әсіресе, егер иеленушінің ағымдағы мақсаты компания жасайтын нәрселерден алыс болса. Тиісті мақсатқа қол жеткізу үшін стратегияны әзірлеуге және формализациялауға мүмкіндік береді. Стратегиялық картаны пайдалана отырып ресімделген стратегияның үлгісі - 2-сурет.

2-сурет. АТ салалық кәсіпорынның стратегиялық картасының мысалы.

Картаның құрылысы иесінің мақсатына қарай анықталады. Ол компаниядан не күтеді? Жоғарыда келтірілген мысалда мақсат қарапайым және түсінікті - ұзақмерзімді оқиғалардың көкжиегіндегі бизнестің құнының өсуі және қысқа мерзімде пайда өсуі. Басқа мақсаттар болуы мүмкін - мысалы, инвестициялық тартымдылықтың артуы. Негізгі шарты - мақсатқа қол жеткізу, оның нақты және нақты анықтамасы. Әдетте, мақсатты орнату іскерлік талдаушылармен және компанияның белгілі бір уақыт кезеңінде қол жеткізуге болатын белгілі бір сандар мен фактілерге өте нақты тілектерді жеткізбеуі тиіс компания басшыларымен сұхбатында жасалады. Бұл кездесулерде негізгі мақсаттарға жету жолдары мен тәсілдері. Біздің мысалымызда, брендтің құндылығын арттырудың ең басты мақсаты - екі компанияның қосалқы мақсаттарына бөлінуі мүмкін - компанияның бренді мен компанияның өнім брендтерінің жоғары құндылығы - аналитиктер компанияның қызметін зерттеген кезде шешті. Төменгі деңгейлер осы мәндерді қалай ұлғайтуға болатынын көрсетеді. Алынған карта иесінің көрсеткен басты мақсатына жету үшін әрекет ететін басты бағыттарды нақты анықтайды.

Стратегиялық карта жоғары мақсаттарға қол жеткізу үшін қандай жетістікке жету керек екенін көрсетеді. Осы нұсқаулықты иелене отырып, «қалай болғанда» тізбегі - бұл «қалай пайда болады» стратегиялық міндеттерді шешу кезінде басқару жүйесін жобалаудың мағынасы мен мақсатын алады. Қолданыстағы басқару жүйесінің әрбір элементі стратегиялық картаның мақсаттарына жетуге әсер етуі мүмкін немесе болуы мүмкін. Реинженерия тек стратегиялық мақсатқа жету үшін маңызды элементтер үшін қажет.

Қандай элементтер талданды? Ең алдымен, компания ұсынатын тауарлар мен қызметтердің ауқымы. Регистр жасалады - бұл ұсыныстардың толық пакеті - және оның талдауы жасалады. Негізгі мақсаттарға жету үшін тиімді, пайдалы және қолайлы болып табылатын барлық нәрсе ме? Біздің ауқымды кеңейтуге тұр ма? Оны кемсітуге болатын тауарлар немесе қызметтер бойынша қысқарту керек пе? Зиянсыз тауарларды немесе қызметтерді тиімдірек (және тиімді - супер тиімдірек?) Жасауға бола ма? Бизнес-процестер модельдеуге болатын өнімдер мен қызметтердің перспективалық пакеті жасалуда. Өнімді талдау үшін, мысалы, Boston Consulting Group матрицасын қолдануға болады (3-сурет).

3. Бостон Консалтинг Группасының матрицасы. Мақаланың тақырыбына қатысты бизнес-үдерістердің дизайны «жұлдыздар» (соның ішінде әлеуетті) және «қолма-қол сиырлар» үшін өте маңызды.

Бизнес-процестерге қатысты «қалай болғанымызды» әрдайым талдау қажет емес. Құзыретті бизнес талдаушылары (немесе тәжірибелі менеджерлер) әдетте бизнес-үдерістерді «қажет болғанда» ұсына алады. Дегенмен, ешкім «қалай жұмыс істейтінін» айта алмайтын жағдайлар бар, мысалы, олардың жұмысының тиімділігін арттыруды қажет ететін бөлімдер арасындағы күрделі өзара әрекеттесудің үлкен саны бар бизнес немесе кәсіпорынның мүлдем жаңа түрі. Өз жұмысын оңтайландыру тек бар бизнес-процестерді қатаң талдау арқылы ғана мүмкін болады. Сонымен қатар, талдаулар интуитивті салынған байланыстар мен өзара әрекеттердің оңтайлы екендігін және басқа жерлерде тиімділікті арттыруды қажет ететіндігін көрсетеді. Дегенмен, бизнес-процестердің схемасын құру кәсіпорын үшін пайдалы болады, себебі ол қызметті ресімдеу мүмкіндігін қамтамасыз етеді, сондай-ақ бизнестегі кез-келген өзгерістер болған жағдайда жұмыс кезеңін белгілейді.

Кәсіпорын құрған жаңа біреуді басқару жүйесін жобалаудың ерекшеліктері оның қалай болғанын талдаудың жоқтығын қамтиды. Басқару жүйесі бастапқыда кәсіпорынның стратегиялық мақсаттарына қол жеткізу үшін жасақталған.

Тапсырма:

1. Сынақ сұрақтары:

1) «Бизнес-процесс» дегеніміз не?

2) Бизнес процесін модельдеу дегеніміз не?

3) Жобаны басқару әдісі.

4) Кәсіпорындар үшін бизнес-процестерді модельдеу керек пе?

5) Неге компанияның стратегиялық картасы қажет?

2. Өнеркәсіптік кәсіпорынның стратегиялық картасын жасаңыз.

Әдебиеттер тізімі:

1. Бизнес-процестерді модельдеу / Ed. А.Людоговский.

2. Репин В.В. Басшылыққа процестік тәсіл. Бизнес-үдерістерді модельдеу / V.V. Репин, В.Г. Элифер. - М .: РИА «Стандарттар және сапа», 2004 ж. - 5-17 б.

3. Вендров А.М. Бизнес-процестерді модельдеу әдістері мен құралдары. Корпоративтік желі // Ақпараттық бюллетень. - M: Jet Info Publisher, 2004. - №10 (137). - 3 с.